今天和大家讲讲一场完整的线下活动策划及执行过程中会涉及到的工作有哪些。

　　一场线下活动分为三个阶段:前期筹备阶段、现场实施阶段、后期总结阶段。每个阶段的工作同等重要。

　　(图片来源网络)

　　在前期筹备阶段需要做的工作包括：活动方案、项目管理表、场地确定、第三方资源协调、相关设计与制作等。

　　在活动当天需进行的工作有：签到入座、随手礼袋资料整理与发放、摄影摄像、时间把控、物资管理、人流控制、危机管理等。

　　活动后需要做的工作有：活动反馈整理、活动花絮视频制作、摄影集、新闻稿、总结报告、复盘等。

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　　前期筹备阶段

　　1.1活动方案

　　活动方案面对不同的报告对象，目的不同，因此内容侧重点也略有不同。

　　活动方案给老板或者甲方看时，方案中涉及的内容有：

　　活动背景、活动目的、活动概述、活动亮点、ROI分析、成本预估、人员分工、营销推广等内容。

　　活动方案给合作伙伴或赞助商看时，方案中涉及的内容：

　　除活动背景、活动目的、活动概述、活动亮点等内容外，还需包括嘉宾权益、可获得的权益等内容。

　　1.2项目管理甘特图

　　所谓项目管理甘特图表，是将具体事项、截止日期、推进进度、负责人等内容以表格的形式进行项目管理，表格的作用在于：一是将工作内容模块化梳理，以防某些细节工作被遗漏;二是，将工作内容截止日期及推进进度可视化，便于工作节奏的控制;三是项目负责到人，防止工作内容无人认领的现象发生。

　　甘特图可以用Excel制作，也可以用效率更高的在线协同工具制作。

　　表格模板如下：

　　表格作为一个项目管理工具主要是辅助人们更好更有效率的完成相应工作，可根据实际情况对表头内容、备注形式进行优化。

　　1.3场地选择

　　场地的选择我们根据活动性质、人数、主题等综合考量。

　　1、确认场地是否满足活动人数要求，了解场地设备及服务情况，了解住宿及餐饮情况

　　2、实地测量场地尺寸，根据场地情况构建会场搭建布置方案

　　3、拍摄实景照片，索要场地平面位置图，以了解防火通道及各出入口位置，确保场地合理安排及人员安全

　　4、装修风格及周围环境是否适合相关活动

　　5、考察当地第三方资源情况、场地物料供给提供情况

　　6、考量地理位置是否便利

　　(图片来源网络)

　　我们有几个备选场地之后，将不同的测量维度、权重、评分以表格形式对备选场地进行评分考虑。可小组内共同评测，拟定评分标准。

　　综合考虑各方面因素，选择综合评分最高的。1.4第三方资源协调

　　1)供应商及第三方资源协调

　　2)第三方培训

　　第三方培训涉及到：车辆培训、礼仪小姐培训、志愿者/临时工作人员培训、摄影摄像师培训、主持人等培训。

　　1.5相关设计与制作

　　1.6营销推广

　　营销推广按渠道分为线上推广和线下推广，线上推广有多种推广方式，例如：线上视频推广、自媒体推广、KOL、微博话题、竞价广告等;线下推广方式有：户外广告、路演活动、宣讲会等。

　　也可以按时间来划分，分宣传期、引爆期、促销期，不同时期宣传目的不同，形式不同。

　　1.7其他活动前准备

　　除了以上工作内容外，在活动开始前还需准备好：

　　1)签到表/签到系统2)物料清单表模板3)流程执行表

　　4)各文案话术模板5)主持稿

　　附：流程执行表

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　　现场实施阶段

　　2.1签到、引导入座

　　2.2活动现场布置及设备调试

　　2.3流程、时间、物质、人流把控

　　2.4危机管理

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　　后期总结3.1活动反馈数据整理

　　包括统计到会率、消费转化情况、口碑反馈等。

　　3.2影视VCD、影集、新闻稿

　　活动后的通过视频及文章的宣传，带来进一步品牌和销售的转化，同时也为下一次活动起到很好的宣传效果。

　　3.3活动复盘

　　活动的复盘工作也是必不可少的一个环节。关于复盘，市面上有很多相关方法论和工具的经验总结。主要对活动预期和结果进行分析总结。之后的文章可专门就复盘进行讨论。