会议及活动策划的筹备工作，一般可以划分为4大板块：
第一板块：项目规划(确定活动的质量、资源、时间、范围等边界的确认)
第二板块：活动方案(为实现项目目标而制定方案和策略)
第三板块：资源筹备(按照方案，筹集活动所需要的资源，包括人、物、服务、信息知识、许可等)
第四板块：现场执行(提前规划现场行动计划，将资源正确呈现给来宾和观众)
一、项目规划
在活动从0到1的起步阶段，要根据公司的目的，回答几个活动的“哲学问题”，对活动概貌初步勾勒。
活动是什么?由谁主办?嘉宾是谁?什么时候举办?想在什么类型的场地举办?要花多少钱?
从哪来?举办活动的目的是什么?提升知名度还是传播观点?
到哪去?为这次项目设定主要KPI。比如要有多少客户来参与?达到多少传播量?多少媒体发稿?带来多少销售?
二、活动方案
活动一般分为以下几个重要关节
2.1、概念设计
举办论坛初心到底是什么?这个核心思想非常重要，决定着整个大会的调性、风格、样子、成或败。抛开企业的品牌、Leads、转化上的束缚，站在行业的角度，站在“上帝”的视角，去看看业内的现状、去想想客户的痛点。华为战略管理的模型“5看3定”，此时此刻也是非常适用的。
5看
3定
看行业/趋势，大会的定位和主题就有了，随之控制点也就出来了;看市场/客户、看竞争、看自己，目标人群、行业论坛的话题有了;定目标、定策略;就需要结合企业的要求，明确好目标及对应的实现策略。
最后，会议概念，要有高度提炼的Slogan体现。好的slogan，需要具备对行业的洞悉和趋势的判断，更要顺口好记。这要求你在对行业、公司了解的基础上，也有一定的文字基础。当然，研究公司此前的slogan会对你很有帮助和启发。
TIPS
Slogan常见范式
一、中式对仗：
万物智联，赋能无限;
大道至简 创新致远
好车险，中华情
唯创变 砺新声
撼视界 揽未来
二、谐音或藏头诗(将公司的key words 用谐音形式附会到Slogan里)：
艺呼百应;(爱奇艺)
一路U你(UC)
芯心相通 赢享未来 (芯片公司)
新时贷(网上贷款公司)
三、郎朗上口便于传播(互联网公司的风潮) ：
这世界很酷(优酷)
四、英文MIX 中文的
途be better (途家)
五：简约直接(年轻化)
势在必燃
新基因 新零售
预见未来
安全连接未来
时代之道
2.1、人群设计
办论坛，首先要剖析人群的喜好。例如，你要举办一个开发者大会，那么就要先将开发者进行分层，剖析不同阶段的开发者的诉求，以及定位对应的内容策略。
对于技术管理者，参加会议更多的是验证自己的想法，看看业内其他家的做法，想想自己的团队及技术选型，面向这部分高端的、在企业中有决策权、有话语权的人群，要以趋势和行业进展为内容的主要抓手。
对于一线的开发者，大多是技术产品的使用者，这部分人群很极客，非常崇拜技术大神，有 KOL 站台，他们的眼光已经被抓住了。他们很务实，有真心实意的、剖析的、真实的技术案例的经验和坑点，他们会来到现场学习。
2.2、环境设计
首先是场地的选择。一、公司附近。公司附近聚集着大量同行、上下游企业以及相关媒体，受众准，到场率也有保证。(举个栗子，IT发布会青睐中关村附近，而金融投行则是CBD附近，不想出三环。)另外，离公司近，能省不少时间。
二、地铁沿线。交通方便，保证嘉宾和媒体出席率。
三、停车场车位充足。方便与会者和VIP停车。
四、会场硬件达标。首先，装修风格尽可能商务简约，才能衬托论坛的主题;其次，主会场层高尽可能5米以上，大厅里最好没有立柱;最后，敲黑板部分来了，场地一定要比你按人头估算出面积大20%，因为论坛一定会设置舞台区域。
五、特色体验。有些场地的茶歇可以制作成精巧造型，让嘉宾们体验良好，会让与会嘉宾乐于传播。此可谓细节取胜。
为了让活动看起来更有面子，那么就一定要在设计上下好功夫。活动逼格高，全靠设计撑。好设计不仅能让活动体验更好，更能增强传播力。
接下里我们就以签到合影区和一些物料为例，告诉你一个美好的设计如何激发你分享的欲望。
立体大字：将论坛的主题和主办方的LOGO MIX在一起做一组立体大字，有任务的嘉宾必然会拍照留念。
网络热词：立体大字如果还不够吸引人，再加几组“网络热词”来包装把热词做成KT板拿在手里当道具，吸引受众拍照。
互动区域：设置论坛大咖的经典语录或者是论坛上大咖即将会谈到的主要话题在互动区域的板子上，使得传播更为聚焦有趣。
除此之外，在物料上的巧思，也可以大幅度提升逼格+传播力。
2.3、流程设计
请客吃饭，上菜自然要讲究顺序。前菜、开胃菜、主菜要分清先后主次，才能逐渐引导嘉宾的情绪，营造体验、传递信息。如果你的老板请你汇报“流程是怎么设计的”，记住下面这几句话，会让你的汇报加分：
“我们的开场很震撼”
开场环节通常会有以下几个设置：1开场视频、2、开场音乐下主持人隆重登场、3、开场表演(舞蹈、情景剧)4、开场视频+互动表演(人屏互动等高科技)。一个很震撼的开场，能够快速吸引大家的注意，并聚焦于有关论坛的讨论。
“我们请来了业内最知名的大咖”
震撼的开场和主持人致辞后，一般先请行业内的大咖(最好有些政府或协会背景)作开场演讲，分析经济大势、解读行业政策、指明行业趋势，高屋建瓴，帮助提升正常论坛视野高度。
“我们的主演讲干货满满”
主演讲是指主办方发表的主旨演讲，是整场论坛需要传递的key massage核心信息。因此，其内容最好充满翔实的数据和鲜明的观点，让受众充分感受到主办方的实力和诚意。
“我们的圆桌咖位很大”
论坛都流行安排一个Panel环节(圆桌讨论)，请3-5名大咖在舞台上的沙发就坐，在主持人的引导下，就此行业趋势或新的解决方案从各自的领域和维度抛出论点和看法。Panel可以避免一言堂，使得大会的含金量提高。另外，媒体非常热衷于报道Panel中不同观点的强烈碰撞场面。
注意会前和做Panel的大咖们取得充分的沟通，讨论和理解他们的观点，提前制作PPT:事先就要把大咖们有趣、重量级的KEYWORDS做成PPT。
“我们的互动环节很有趣”
论坛最后，建议设计一个Q&A环节，给与会观众一个参与提问的机会。大会氛围会显得轻松和民主。问题最好事先设定，这样能确保问题涉及的范围的广度，以及问题的有趣程度。同时还要考虑大咖们是否愿意回答。
2.4、内容设计
组织者要非常了解参会人心中的疑惑，再邀请行业内各领域人士，探讨观点，提出解决方案。例如：“xx行业的未来十年”“在xx背景下，应该如何面对xx”“xx问题的逻辑和解决之道”。
TIPS
开场视频范式
开场视频全千万化，以下套路常见且容易操作的。
套路一：总分总，行业总体趋势+本企业取得的成绩+此成绩对整体趋势引导和升华+主视觉定帧。
套路二：时间轴，举栗子：10年前如何，5年前如何，3年前又什么状况，1年前是什么状况。现在是因为什么条件成熟，所以推出什么解决方案，接着出主视觉定帧。
套路三：社会责任，某个需求在社会中的至关重要性及解决的紧迫感，从头到尾不带出企业信息。出定帧主视觉才知道是哪个公司主办的论坛。
套路四：数字化，引用行业中一系列的关键数字来聚焦出紧迫感和重要感，最后同样出主视觉定帧。
2.5、传播设计
活动已有基本设计框架，接下来如何把“客户”吸引来?
客人分为两种，一种是“嘉宾”，一种是“赞助商”。嘉宾一般可以从以下几点来吸引：直面行业大咖、社交需求、知识学习。有了一批“种子嘉宾”后，同类嘉宾之间就可以产生“相互撬动”的作用，一两位重量级嘉宾更可以获得一批嘉宾的参与。
对于赞助商来说，活动能给予他们好处，对自身的品宣或者销售能带来极大的帮助，所以要把本次活动能给的权益明白地列举出来，让人一目了然，促进销售成单。
为此，你可以把你的卖点制作成精良的前期传播文案。除了邀请函外，还可以通过具有创意的倒计时海报、H5邀请函(如测试、小游戏)等方式来传播活动，都能在朋友圈中招揽一波关注。
后期传播也是最重要的落脚点。活动现场，要为你邀请的媒体和KOL准备好需要的新闻稿，活动流程及指南，公司或新产品介绍，有趣的小纪念品，车马费等，这些是需要在签到时给到媒体，以保证传播口径统一。
三、活动筹备
在活动方案阶段，主要是产生了各种活动的设计文档和“图纸”。在筹备阶段，主要是为了实现“方案”而筹备“资源”。
活动经常需要的资源包括：服务、物资、信息、政策许可等各类资源的筛选、沟通、共建方案等环节。为了保证各方面资源推进有条不紊，核心是管理好交付物的标准，以及一张甘特图，保证质量和按时完成。下方是某大型活动的甘特图示例：
环境设计筹备：
四、活动执行
将资源筹备到位后，在最后的执行环节，项目组需要保障每一项资源都按照计划正常执行，首先要确定好项目组成员的：
指标考核
组织结构和角色
决策标准
评审、操作规范、政策
奖励、激励、报酬
现场执行时最重要的组织原则是负责人制。核心人员要形成工作组，“一人盯一事，事事有唯一负责人”。常见的现场负责人安排包括：
TIPS
现场负责人安排
一般要在几个大环节设置负责人：
现场负责人：整体把控现场整体情况
主会场负责人：监督主会场内部的大事小情严格执行，保证嘉宾体验
控台负责人：对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。
前台负责人：负责嘉宾签到体验、安保有序。
VIP负责人：负责VIP客户、演讲嘉宾的迎来送往。
搭建负责人：除主会场外，最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地，继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度，确保在活动开始前，把场地交付。
物料负责人：物料运输、管理、发放、回收。
摄影摄像同传速记负责人：对接好活动记录人员，安排记录重点moment。
媒体负责人：接待媒体，并对传播稿量负责。
因此需要提前规划好执行人员的每一项具体动作，形成可操作的手册和文件，常见的文件需要描述：
目的(为何存在这个流程)
依据(遵循原则)
程序(优先顺序)
表单(过程记录、资料收集)
报表(结果输出)
权责(分层负责)
办法(说明条文)
检查点(流程关键点)
衡量标准
为了保证员工知晓自己的职责，有必要对他们进行一定的培训(以下为某活动摄影师培训文档)。
需要特别注意的是，在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，非常关键。
1、搭建检查：急需要添加的赞助方的LOGO贴字?某个背景板前亮度不够需要调整等等
2、彩排流程：
没有提交到控台视频和PPT还有几个?由谁负责到位?几点到位?
同步更新的流程
同步参会大咖名单
主持人词最后的修改确定
负责人：论坛正式的各个口的负责人员的最后确认。
3、鼓励士气。
然而就算是再细致的部署也可能存在各种意外事件，所以在活动前，要对于一些常见的、大概率发生的事件有所预判。试想一下，如果你的演讲大咖在论坛已经开始时，因为种种原因，还没有到位，你要怎么办?这里就要考察你的现场反应能力：
1、时间预估：将此演讲大咖到达现场的时间做最迟的预估，将他放置本环节的最末位登台
2、快速同步：同步给主持人、流程控制台以及下面顺次演讲嘉宾
3、内容调整：主持人要修改主持词、控台负责人马上将此人的演讲资料拉成最后一个。
