活动策划框架虽然存在很多种，但往往无法在逻辑上做到完全穷尽和彼此独立。活动策划，千头万绪！今天我们介绍一种活动策划管理框架，帮助活动人理清活动策划这团乱麻。

　　活动管理是指活动的规划、部署、执行和评估过程，它包括对时间、预算、人力资源、产品及服务的分析、评估、定义、分配与控制。

　　活动管理的主要目标就是确保整个过程的顺利执行，从活动概念开始，到活动完成结束。知识体系包括活动管理的理念、框架、过程、步骤和方法，最终构建了活动管理的4级层次模型(如下图)。

　　第一层是最重要的活动管理框架，强调活动管理的基础设施规划和活动管理过程的设计，主要包括训练有素的团队、系统、资源和方法的使用。

　　第二个层次是活动管理过程，包括活动规划、部署、执行和完成四个阶段。

　　规划：为实现项目目标而制定方案和策略。

　　部署：按照方案，筹集活动所需要的资源，包括人、物、服务、信息知识、许可等。

　　执行：提前规划现场行动计划，将资源正确呈现给来宾和观众。

　　完成：活动收尾，评估效果。

　　第三层次是活动管理的步骤，代表活动管理过程的详细扩展。

　　第四个层次是活动管理方法，它是每个步骤所需的执行技术，包括需要输入明的信息、受到的限制、可以使用的方法，产生的结果。

　　在活动管理过程中，根据需要完成的任务性质，分为行政、运营、营销、安全四大领域。

　　每个工作步骤，又分为输入、方法、制约、输出四个方面进行阐释。

　　下面我们按照活动管理过程(活动规划、活动部署、活动执行、活动完成)的4个阶段来阐释其详细内容。

　　本篇文章预计将分为上下2篇，本篇主要展示活动管理的主要过程和领域的概念，厘清主要框架。下篇将更详细展示活动管理的详细步骤。

　　一、活动规划

　　活动规划的主要目标是创建一个活动过程，以期让活动的参与者或用户、客户和赞助商满意。活动规划阶段所涉及的主要知识模块如下所示。

　　1.1、行政规划

　　1.1.1、目标。指举办活动的最初目的，是活动管理团队开始所有规划工作的基础，往往需要综合考虑以下几个方面：

　　(1)参与者是谁;

　　(2)有多少人参与;

　　(3)活动的功能是什么;

　　(4)活动什么时间举行;

　　(5)活动在哪里举行;

　　(6)为什么举办这个活动

　　1.1.2、系统。规划活动所需的各种管理和信息系统，每个系统都将负责规范和执行活动的具体功能。例如，在线预订系统负责客人预订和注册;数据库系统负责保存与活动相关的信息等。

　　1.1.3、技术。活动规划过程中所需的各种技术，对技术的应用是营造成功活动氛围的重要手段。包括立体声、视听、照明、彩色、多媒体及其组合……

　　1.1.4、人力资源。确定整个活动过程中所需人员的类别和数量，包括官方和非官方人员，全职和兼职人员，甚至临时和志愿人员。在完成招聘后，可以用工作描述和组织结构来明确每个人的任务组和他们所属的小组、报告关系、角色及职责。同时，要制定完善的培训计划。

　　1.1.5、财务。规划活动所需资金的金额和来源(包括筹款、票务或产品销售收人等)。估计活动所需的成本，包括场地、基础设施、设备、表演团体、员工、广告、餐饮等。此外，还要根据与供应商的合作关系，估计现金流量。

　　1.2、运营规划

　　1.2.1、场地。包括确定活动现场详细说明、选择标准、评估场址对环境的影响、获得授权和相应批准等。活动负责人需要亲自对场地进行实地考察，以便选择最有效的活动举办地点。

　　1.2.2、时序进度。规划所有活动内容的执行顺序，包括从开幕式开始的整个过程，直到活动结束。活动顺序的展示风格可以是列出时间顺序、甘特图、网络图或常规日程表，而且活动过程控制通常需要精确到每一分钟。

　　1.2.3、内容。包括节目安排、节目顺序决定、节目主题、节目高潮，甚至主持人的选择、演讲顺序、演讲时间等。考虑可能对现场和舞台设计及布置带来的影响，还需要考虑相邻程序的道具清理和背景更改。

　　1.2.4、设施。规划电力系统、医疗服务、停车场、指示牌等活动现场所需的各种基础设施。

　　1.2.5、人流。规划与活动嘉宾或观众有关的所有事宜，包括交通票预订、活动注册、付款方式、到达/离开方式、座位安排、人员移动路线、住宿安排、餐饮制作、停车场规划等。应充分考虑客人和客户的需求。

　　1.2.6、物流。规划与活动后勤支持有关的一切事宜，包括与供应商之间的沟通协调，最小库存量的控制，卡车卸货现场，规划物品运输路线等。注意与后勤支援有关的路线和位置(如装卸区、垃圾集中区等)，另外，还应在现场设置清晰的指示牌，使后勤人员的身份识别更容易。

　　1.2.7、沟通。对活动过程中的沟通手段、媒介、颜色及标签等进行规划。在合适的时间和顺序将需要传达的信息及时传达给需要信息的人员，以促进活动的顺利进行。

　　1.3、营销规划

　　1.3.1、接待。规划与嘉宾有关的一切事宜，包括贵宾服务、迎宾和护送、休息区和更衣室规划、餐饮安排、礼品赠送等，提供人性化服务，同时考虑嘉宾随行的家人和朋友的需要。

　　1.3.2、关系。规划公共关系以及与媒体有关的所有事宜，如举办新闻发布会、邀请媒体采访根据活动的目标和活动类型规划外部许可或授权的可能性，与媒体建立良好的关系，增加活动在媒体上的宣传，建立活动的积极形象，吸引更多的观众和嘉宾参与活动。

　　1.3.3、许可。根据活动的目标和活动类型规划外部许可或授权的可能性。可以包括活动场地的空间授权、活动商标使用授权、公司产品销售授权、电子媒体广播授权等。

　　1.3.4、赞助。规划预算资金、志愿者招募、拍卖捐赠、广告赞助及成功实现活动目标所需的其他事项。适当的赞助可以补偿活动资源的不足，同时加强活动宣传和提升其非营利的形象。

　　1.3.5、促销。通过不同媒体传播活动的相关信息，制作活动的营销材料，引起参与者和嘉宾的兴趣和期望。制定优良的推广策划;重要活动可以包含在广告代理机构中，以促进广告设计和推广事宜。

　　1.3.6、销售。为活动门票、活动产品或其他相关衍生产品制定销售渠道、销售技巧和价格。除了门票，可以开发各种礼品、纪念品、衣服、帽子等具有活动商标的产品;可以考虑与其他行业的联系，例如邀请名人作为活动的代言人

　　1.4、安全规划

　　1.4.1、法律。即确保活动满足相关法律规定，包括聚集批准、建筑使用授权证、消防安全授权、道路占用批准等。规划合法的方式是成功活动的基本标准。

　　1.4.2、安全。对活动环境进行全面规划，避免员工和客人受到伤害。包括场地安全设计、防火安全保护、事故预防、交通安全保护、人群暴动控制、饮食安全、升降设施安全等。

　　1.4.3、应急。制定地震、强风、暴雨、火灾、爆炸、食物中毒、恶意破坏、电力短路、机器故障等各种活动的应急响应政策。彻底规划适当的响应系统，此外，所有相关应急规划必须通过演习。

　　1.4.4、风险。识别、分析和应对活动风险。注意对活动组织者有正面和负面影响的所有风险因素。

　　1.4.5、环境卫生。规划与活动相关的卫生事务，包括废物管理、污水排放、回收利用、洗手间和危险材料的处理等。遵守活动在整体卫生和环境友好方面的要求，尽量减少废物排放，并循环利用相关物资。

　　1.4.6、保险。提供工作人员、嘉宾、表演者等活动参与者的安全保护规划，以及在安全方面所需的各种保险，包括财产损失保险、意外险、健康保险、火险等。符合法律规定，合同要求和相关利益者的期望。

　　二、活动部署

　　活动部署即根据活动管理规划而开展的实际准备工作。主要内容包括：

　　2.1、行政部署

　　2.1.1、团队组建。依据项目对员工的要求和工作清单，招聘员工，输出员工清单、组织架构、责任分配和工作检查表。

　　2.1.2、人员培训。按照岗位要求对员工进行培训。

　　2.1.3、设备获取。获取(采购、租赁)活动设备和材料，

　　2.2、运营部署

　　2.2.1、场地获取和布置。根据场地规划，对现场进行检查、采购、布置。

　　2.2.2、基础设施安装。包括设备就绪，完成场地规划，安装、搭建。

　　2.2.3、议程彩排。对活动、典礼相关程序进行排练，根据实际情况重新修改。

　　2.3、营销部署范畴

　　2.3.1、广告。根据活动目标、目的和预算，选择合适的渠道，面向合适的受众，投放合适的内容。

　　2.3.2、许可。获取营业执照、商标许可、广播授权、公安许可。

　　2.3.3、赞助。获取筹款、广告赞助、销售赞助。

　　2.4、安全部署范畴

　　2.4.1、合规申请。申请批准安全许可。

　　2.4.2、保险。包括采购集体、个人保险，确认保险内容和金额。

　　2.4.3、安全演习。通过安全场景模拟，发现安全规划问题并制定纠正措施。

　　2.4.4、获得相关许可。从有关部门获取建筑用途、消防安全、道路占用等必要的许可。

　　2.4.5、法律事务。

　　三、活动执行

　　活动执行是根据活动规划，在适当的时间和地点执行相应的任务。主要工作包括：

　　3.1、行政

　　3.1.1、技术支持。完成活动的技术要求，解决技术问题。包括聘请技术顾问，将专业问题外包给其他专业公司。

　　3.2、运营

　　3.2.1、宾客指引。保证所有观众和嘉宾就位，包括指引嘉宾和观众、座椅标签、沟通接待技巧等能力。

　　3.2.2、议程和节目管理。保证议程和节目，按照规划正常进行。

　　3.2.3、翻译服务。通过翻译人员、传译耳机等方案，保障现场嘉宾满意度。

　　3.2.4、物流支持。及时供应各类物料。

　　3.3、营销

　　3.3.1、宾客接待。通过接待迎宾人员、礼物、仪式，保证重要嘉宾满意度。

　　3.3.2、摄影摄像。拍摄活动现场的图片和视频。

　　3.3.3、媒体广播。通过电视、广播、互联网等手段，保障活动录播或者直播。

　　3.3.4、产品销售。通过现场销售、在线销售等方式，控制销售表现和回退规划。

　　3.4、安全方面

　　3.4.1、VIP保护。通过安排安保、报表、隔离措施等其他工具，保障重要嘉宾安全。

　　3.4.2、安全管理。通过各类安全警告标志、监控人群流量和移动方向、人群监控、人员规模控制、安全检查等方式，保障人员、设施和区域安全。

　　3.4.3、犯罪控制。通过安排安保、现场监控和其他工具，在保证嘉宾和观众隐私的前提下，实现活动现场零犯罪。

　　3.4.4、噪声管理。通过噪声检查、隔音、声级控制和照明控制，保证噪声和照明符合规定。

　　3.4.5、紧急情况处理。成立经济管理团队、发言人和其他技术工具，保证发生紧急情况时，医疗服务、活动干预。

　　四、活动结束语评估

　　4.1、活动结束。进行员工解散、嘉宾送别、设备撤回、场地清理、网站转移，完成活动相关交付。

　　4.2、活动评估。进行绩效分析、问卷调查、嘉宾采访，输出互动评估报告。

　　祝大家活动顺利!